Разделить задачи на четкие границы:
Подготовить техническое задание по каждому пункту:
В данном случае вы, как описано в варианте №1 подготавливаете технические задачния по каждой задаче. При отправке заявки на расчет стоимости в компанию Виваком вы указываете, что необходимо рассчитать стоимость и распределить выполнение работ, чтобы ежемесячный бюджет не превышал ХХХ рублей. Тем самым стоимость не сильно отразится на ежемесячных расходах вашей компании.
P.S. Если бюджет вашей компании позволяет выделить ежемесячно 10 тыс. руб. и более, то лучшим и экономичным вариантом будет заключение договора на обслуживание сайта. И важно, чтобы это была одна компания, т.к. вы сможете сократить приличное время на переговоры, заключение договоров и передачу доступа к сайту.